اشتراک گذاری پست

تاریخ ارسال:1398/08/29

روابط عمومی

برنامه ریزی برای همایش ها

در بازار رقابتی امروز، لازم است تا برای اینکه مردم متوجه شما و شرکتتان شوند گامهایی بردارید. ملاقات کردن، شبکه سازی، تبلیغات و معاشرت کردن، عوامل مهمی در یک سازمان پر رونق هستند. یک روش برای به حداکثر رساندن توجهات بیرونی، برنامه ریزی برای انجام و همایش هاست. سازماندهی، قبلی یک گردهمایی، کلیدی است برای برگزاری موفق آن، در این راه همه جزئیات برای پیامدی مناسب، ضروری هستند. روشی برای در نظر گرفتن تمام جزئیات، درست کردن چک لیست است. هفت دسته ی زیر باید عناوین چک لیست برگزاری همایش باشند:
1. انتخاب مکان
باید مکانی داشته باشید که تمام نیازهای شما را برآورده سازد. آیا مکان برگزاری رویداد مناسب است؟ آیا در جایگاه، نیروی الکتریکی وجود دارد؟ آیا مکان مورد نظر، امکانات پلیسی ، پارکینک، و امنیت را تامین می نماید؟ اینها همه، سوالاتی هستند که باید به آنها پاسخ مثبت دهید.
2. دعوتنامه ها
نوع دعوتنامه ای که بکار می رود می تواند حالت همایش را برای مهمانها مشخص نماید. لیست کیفیت میهمانانی که دعوت می-کنید می تواند تعیین کند که همایش شما چقدر موفق خواهد بود. مهم است که دعوتنامه ها را به اندازه کافی زود پست کنید تا میهمانان زمان کافی جهت آماده شدن برای رویداد را داشته باشند. پس از آن باید به دقت پیگیر پاسخ ها باشید.
3. برنامه ها
شما مایلید رویدادتان جالب باشد؟ چه کسی را برای سخنرانی دعوت می کنید؟ باید برنامه ی پرینت- شده ی رویداد آماده شود. اطمینان حاصل کنید که همه ی جوایز، گواهینامه ها یا تقدیرنامه هایی که باید توزیع گردند سازمان دهی شده اند. جدول محل استقرار و کارتهای نام میهمانان می تواند به سازماندهی کردن رویداد شما کمک نمایند.
4. تجهیزات
ممکن است به وسایلی همچون اجزاء، دکورها، جایگاه های مخصوص، میزهای نمایش، تجهیزات سمعی-بصری، سیستم صوتی، یا روشنایی های مخصوص برای رویدادتان نیاز داشته باشید. تالار کنفرانسی که همایش شما در آن برگزار می شود معمولا به تجهیزاتی که نیاز دارید مجهز است. درهرحال، این تجهیزات چندین برابر گران قیمت ترند. این امر اقتضا می کند تا هزینه ی اجاره ی این تجهیزات را در نظر بگیرید و ببینید آیا می توانید از جای دیگر این تجهیزات را با قیمت منطقی تری پیدا کنید. البته با تاسیسات هماهنگ نمایید تا مطمئن شوید که مجازید این تجهیزات را از بیرون وارد تالار نمایید.
5. تامین هزینه
در تعیین منابعی که قرار است از آنها استفاده کنید، تامین هزینه، نقش بسزایی را ایفا می نماید. شما باید درباره ی بودجه تصمیم بگیرید و تلاش کنید به همان مقدار هزینه کنید. همه چیز را با حسابرسی در نظر داشته باشید و همه ی فاکتورها را نگه دارید. شما باید مقداری وجه را در تعیین بودجه برای هزینه احتیاطی در امور متفرقه ای که ممکن است پیش بیایند؛ ذخیره نمایید.
6. تبلیغات
مسلما اکنون که رویداد را برنامه ریزی نموده اید، مایلید همه از آن آگاهی یابند. شما باید رویدادتان را به اطلاع عموم برسانید و معین نمایید که چه کسانی را می خواهید هدف قرار دهید. مطالب مطبوعاتی، تبلیغات رسانه ای و دعوتنامه های مخصوص را برای نشریات بفرستید. تبلیغات و اطلاعیه های خدمات عمومی که برای آنها باید هزینه پرداخت کرد هم کمک کننده هستند. پوسترها، برچسب ها و بولتین های فراوان، روش های دیگر برای تبلیغات هستند.
7. نظافت
پس از رویداد، شما به نظافت فیزیکی نیاز دارید. علاوه بر این، باید از تمام کسانی که در این امر دخیل بوده اند تشکر نمایید. از سخنرانان، میهمانان ویژه، داوطلبان و دیگر فروشندگان و تهیه کنندگان هم قدردانی نمایید. اطمینان حاصل کنید که تمام تجهیزات را به موقع باز می گردانید تا ازهرگونه جریمه ی تاخیر اجتناب نمایید.
مازتین کان، مدیر روابط عمومی کان، برتل بورو و موسسه ی روابط عمومی خدماتی VT است. از طریق شماره تماس 3136-962-617 یا با پست الکترونیکی martin@cohnpr.com می توان با مارتین و 30 سال تجربه ی وی در روابط عمومی در ارتباط بود.

منبع: Particlelibrary.com

پاسخی بگذارید

سبد خرید حذف مورد Undo
  • محصولی انتخاب نشده است